移动差旅报销软件的价值在哪?适用于哪些场景?

企业的差旅行为产生于两种背景之下,一种是经济全球化使得各国经济的往来更加频繁,这产生了国内外双向的差旅流动行为。另一种则是国内企业在国内的不同区域之间频繁的业务行为产生的差旅往来。

无论产生于哪种方式,伴随着经济的快速发展,未来公司在国际、国内间差旅行为只会愈加频繁。得到众多管理层共识的是差旅本身作为一种办公性质的行为需要被管理。至于怎么管理?管理的价值在哪?每个公司想必都有不同的答案。但国外的大多数企业及国内部分大型的跨国企业已经开始前瞻性的使用上了线上的差旅报销软件,借以批量全局的管控公司频繁的差旅行为及因此产生差旅费用,有些企业甚至单独成立了差旅事业部门,那么差旅报销软件真有如此巨大的效用吗?价值又在哪?本文将从差旅适用对象、试用场景及解决的问题作为主要内容进行展开。

差旅报销软件适用对象

差旅人数超过10人的企业更适合上一套差旅报销软件来管理企业的差旅费用及行为。

差旅人数低于10人的企业,小而精,基本上人为扁平化的管控即可。上一套系统的性价比不是特别高。


差旅报销软件适用场景

1、员工差旅的事前规划

传统的差旅方式较为落后,员工的出差往往是口头上的汇报,申请也往往缺乏规划,因此造成的资源浪费较为严重。新型的差旅报销软件可以有效减少差旅事前无规划的问题,以全程费控为例,员工出差之前先做好日程规划,具体到需要多少天,多少预算,途径地点,以及出差事由等等都可以得到有效的计划。

2、员工差旅的申请及审批

以往纸质的申请及审批报备往往是低效的,层层纸质审批的方式产生了巨大的时间消耗。采纳了差旅报销软件后,员工可以随时随地在自己的手机端发起自己的差旅申请,领导也可以在任何的时间、地点审批这项单据,而且这张单据可能会被推送至领导的邮箱或者短信通知,确保上层领导实时知晓。

3、机票酒店的预订

传统的方式里,员工的预订行为是缺乏统一的平台的,受限于信息方面的不完备,哪怕是同一张票,在不同平台、不同时间段每个员工预订的价格也有可能天差地别,目前市场上机票最高与最低价相差近5倍左右,可想而知,在机票预订上我们的优化空间有多大。

差旅报销软件可以为企业解决这个问题。企业约定好短期内性价比最高的机票供应商,让所有的员工在统一的平台上进行预订,嵌入已经设定好的差旅政策标准【这些标准包括为不同费用类型设定的标准,比如差旅航班的选择、不同员工的住宿餐饮费标准等等】,即可确保差旅机票的预订平台统一并让员工严格按照公司设定好的差旅政策执行,且由于挑选了最优的差旅供应商,也可达到成本控制的目的。

4、差旅事中行为的控制

对于差旅行为的事中控制仁者见仁,智者见智;员工的差旅行为是否需要控制是基于人性化的角度,怎么控制成为另外一个需要考虑的地方。在这里我们不去论调是否需要管控。我们只讨论如果要管理,该从哪些方面入手?

差旅事中行为的控制有以下控制点。

A、员工的位置

在获得员工许可的前提下,部分软件是支持以签到定位功能对员工的位置进行管理的。以确保员工在正确的地点做了正确的事,这样可以规避违规操作及出差员工利益背离的问题。

B、员工行为及费用的真实性确认

对于大多数企业而言,员工在外行为及费用真实性是很难确认的,只能通过员工事后的发票开具及口头汇报中获取相关信息。而差旅报销软件可以通过实时拍照、日报配合签到定位确保员工行为发生在事先申请的地方,且可在移动端上传自己的发票进行及时审核,确保真实的信息第一时间同步回下一环节的审批人。

5、差旅报销的合规

差旅报销是否合规,主要确认三个事项:费用真实、发票真实及唯一性、是否符合公司或者法律设定的标准。

费用真实,在本文中第四点已有介绍,不再赘述;而在发票真实及唯一,是否符合公司或者法律设定的标准时,差旅报销软件的作用得到突显,基于新型的OCR及电子发票识别技术,目前的差旅报销软件可以做到电子发票识别验真、查重、价税分离等操作,而且这些操作基本上可以自动化完成,因此可以极大的提升财务效率及增强差旅合规性。

是否符合公司或者法律设定的标准:这个可以通过差旅报销系统的合规引擎加以管控,企业可以自行嵌入费用预算的标准及相关的制度,确保员工按标准执行,若不符合规则,差旅报销软件会以预警的形式告知申请人及审批人。

6、私车公用

私车公用成为很多员工短程出差时的选择,对私车公用费用的管理也成为众多企业管控中较为棘手的一环。而市场上也有差旅报销软件对私车公用提出了针对性的解决方案,以全程费控为例:

全程费控的私车公用方案基于新型的LBS技术,可以有效的计算出出差所产生的实际里程及油耗情况,并与员工上报的油耗及费用进行比对,确保私车公用的费用真实合规。除此之外还可确保员工是去的地方是准确无误的。

围绕着差旅这一主要场景,差旅报销软件可基本覆盖差旅预订、申请、报销审批及数据分析的全环节管控,从而达成企业差旅成本控制、流程高效,费用合规透明的目的。

全程费控-移动云时代的差旅报销软件