一套好用的财务审批软件应该具备哪些功能?选型应该注意哪些?

随着移动互联网及云计算的发展,办公方式不断在突破时间、空间、技术的限制,财务审批也从以前的事后报备到事前费用申请,事中凭证核查,事后分析全流程转变。已经有更多的企业财务人员开始尝试使用新型的财务审批软件用来规范审批流程或者提升审批效率。那么一套实用的财务审批软件应该具备什么功能?可以帮助财务人员自动化哪些工作?在选型财务审批软件中应该注意什么?全程费控手把手教大家选型一款好用的财务审批软件。


一、一套实用的财务审批软件应该具备哪些功能?

一款财务审批软件想要颠覆性的提升财务效率而不是小打小闹,至少需要以下模块或者特性

1、柔性化审批流
柔性化审批流之所以摆在如此重要的位置在于其场景适配性及环境响应性,判断一套财务审批软件是否适合公司,要看他的审批流模块是否拥有足够的弹性来满足企业的需求,这里强调了匹配性,一套柔性化的财务审批软件能够配置成千上万的财务审批流程及规则。柔性化审批流带来的另一个好处便是响应性更强,柔性化审批流能实时响应企业的各种组织结构变化,这样即使大规模的调整组织架构,软件却依旧可以保留。

2、发票管理自动化
以往发票堆积如山,一张张核对极其困难,而现在这一切机器均可以帮财务完成;员工每产生一笔费用,上传发票提供机器识别并审核,可做到自动验真、查重;适应增值税管理新形势,做到价税自动分离,除此之外,发票可自动上传至云数据库,批量管理好公司的发票及各类票据凭证,做到透明真实高效管理。以全程费控为例,员工产生了一笔费用后,用手机实时拍照发票远程传送给云端数据库,系统自动识别发票并做好查重、验真、价税分离等操作,省却了财务人员大量机械性的工作。

3、凭证管理批量化
相信很多企业都已经上线了用友、金蝶、SAP、Oracel之类的财务系统,财务凭证的导入也成为财务工作的一大痛点,而现有的财务审批软件如何将系统中产生的海量的财务审批软件批量导入到财务系统中也是一个值得关注的模块。询问厂商是否有对接各类财务系统的对接经验至关重要。

4、全流程合规
一款高效的财务审批软件应该可检测每笔费用、票据发生的真实性,自动检查费用是否符合公司设置的费用标准及规则,确保每笔费用都花到实处。以全程费控为例,全程费控除了文中提到的发票合规管理之外,还可根据企业预设好的费用标准,检测出哪些费用超过了标准,哪些费用使用不当等等。除此之外,基于海量的数据,全程费控可反向分析出哪些部门、项目、员工违规频繁,与员工报酬相挂钩,做到更全面的合规管理。真正做到事中可监控,事后有措施的长效机制。

5、智能预算管控
财务审批软件应该支持企业的强弱管控功能,当员工预算超过设置的标准时,可不允许提交,亦可以提醒的方式通知到员工费用超标。
除此之外,预算应该可滚动调节,上期未使用的预算自动滚动结算。融入动态预算管理模块,让预算与员工ROI挂钩,通过预算奖赏式提升或惩罚式下降让员工养成竞争意识,形成正面循环。
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二、选型财务审批软件注意事项

在选择供应商时考虑的因素往往有很多。供应商的背景资质,成立年限,注册资本,客户体量,价格,功能匹配性,易用性,安全性都是你需要重点关注的点。

1、背景资质
背景资质之所以如此重要在于他不仅是供应商实力的象征,更是他是否是一个值得长期合作的伙伴。
有条件的可以当面拜访公司,与对接人深度交流。去供应商公司一探究竟不失为一种做背调的最好选择,所以在本地的软件供应商往往接洽起来难度最小,可作为优先选择对象。
除此之外还应该从第三方媒体、已有客户中获取该供应商的实际情况,确保选择的是一个口碑较好、值得长期信赖的供应商。
在上述因素中,成立年限,注册资本也可作为佐证供应商背景资质的两个重要客观因素。两者的查询难度成本很低,真实性也较高。只要去工商信息查询网站【如企查查】即可查询到各供应商的背景信息。

2、客户体量
大部分供应商的官网都有客户案例的相关介绍,可询问具体的客户信息,并要求提供相似客户的案例以确认供应商对应解决方案的可靠性。

3、价格
我们观察到很多做财务审批软件的互联网公司非常倾向于打价格牌,低价甚至免费成为一个很实用的营销策略,但这里我还是想强调价格可作为一个参考因素,但不应该作为一个主要因素。
原因很简单,每个行业有自己的盈亏平衡点,企业也是如此,一些互联网公司拿到融资后,会很在意用户的数量,不在意盈亏平衡;作为最懂现金流的财务人,我们应该明白如果一个企业的所有现金流入均来源于筹资会有多么可怕,我们也深刻的知晓当研发投入过少,会导致什么严重的后果。当企业所有的现金流入来源于筹资而不是收入,造成的入不敷出将直接导致供应商研发投入减少、维护数据安全性的动机减弱、提供好的服务能力的意识变淡;最大的风险在于一旦没有融资,将直接导致供应商倒闭,软件再无使用价值。

4、功能匹配性、易用性、安全性
功能匹配性、易用性、安全性我们则需要深度的试用产品才能体会到,在体验产品的过程当中,拉上首要决策者及其他利益相关者一起体验。
为了防范风险,在确定好系统后,我们仍需要有条不紊的完成各项推进工作。在产品正式大面积铺开使用前,我们先需要进行试点,可以在高层,某个部门进行试点测试,确认使用系统后是否确实符合厂商的承诺,并以业务目标为导向,确认产品是显著提升业务效率而不是不变或者相反。在试用过程中,要测试产品的匹配性、稳定性、安全性。若在使用期间有一些BUG,即时向供应商提出并要求改正,若涉及到违反合同的行为,以违约处理,并要求全额退款。一般而言,市场上有资质的供应商都是提供30天免费试用,若产品在使用过程中有任何问题,均提供免费修复或者退款的选项,因此大可不必担心。在小范围的测试后,方可推广至全员使用。
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全程费控是商宴通(上海)网络科技有限公司旗下一款高效的费用管控系统,注册资本1亿,主要功能包含流程审批、费用报销、差旅管控等;截至2017年,全程费控费用管理规模已超过50亿,并获得全国数千家客户认可,客户范围也从初期的上海到现在覆盖东部沿海18+城市;得益于全程费控的全球化方案,使得更多的跨国型集团企业得以快速信息化,全力提升效率。