报销系统如何选型?按照流程稳步推进!

作为公司信息化建设的重要参与者,选型报销系统需要考虑哪些因素?哪些因素起着决定性的作用?你如何做好一个选型者的角色并将报销系统顺利实施推进?确认需求及预算→挑选备选供应商→确定影响因子→确定供应商并试点→推广至全员,按照上述流程步骤能让你从选型到推广使用更加顺畅。

报销软件选型注意事项-选型流程分析

●确认利益相关者需求及预算


在选型报销系统之前,确认系统的发起决策人、购买者及使用者,在选型过程中,决策人的想法是你需要重点考虑的,而使用者则是事关报销系统使用成败的关键,作为选型者或者购买者的你需要对这两类人尽调,获知他们的核心想法及想要解决的问题。就影响因子而言,决策人拥有至高无上的一票肯定及否决权,因此与决策者保持良好的沟通是必要且紧迫的。在这个过程中,每一环节的关键节点都需要与决策人充分沟通,确保项目顺利推进。
我们认为报销系统选型最大的影响者是财务总监及员工,考虑到员工的高频报销行为及财务人员的批量审核及付款行为,在选型时需要格外考量这两类人群的诉求。
对于一个从未上线过信息化系统的公司而言,预算估计变得极其困难,有可能需要你协助领导者确定预算区间,在价格方面,你需要把握的原则是既要物廉价美,更要安全可靠,免费软件不可取是一个竭诚的忠告,市场已经见识过行业内太多初期以免费作为营销方式的公司纷纷崩塌垮下。
确定了需求了以后,我们需要建立一张二维表格,它们在接下来的2、3点中会具体说明。

●挑选多家供应商-组成表格的行


作为选型工作中重要的一环,你需要先做好这个基础,找到最适合自己的软件。市场上的软件厂商很多,我们这边不再一一列举,这里只推荐几个比较合适的渠道以便找到更多的备选供应商。
A、各类云市场:随着以HAT为首的各大互联网巨头纷纷涉入云计算,使得云市场也变得火热起来,我们推荐能在这些市场获得准入资格的报销系统供应商。阿里云市场是目前国内最大,实力最强,门槛最高的云市场平台,可以作为首选供应商平台。而国外的云市场可以考虑微软的Azure云市场等。在上述平台能够上线的供应商是在行业内排名前列、资质可靠的专业级供应商, 可作为第一梯队重点考虑。至于如何使用Azure等云市场平台我们这里以报销系统举个例子:小编想找一款报销软件,在Azure上键入了报销软件,找到了全程费控。


B、知乎问答,我们可以在知乎上问有类似经验的小伙伴,他们已经系统性的将各类软件的优劣势做了详细的对比,便于我们更快的甄选及决策。
C、应用分发商店寻找:随着移动办公越来越成为一种趋势,使得企业移动信息化系统也可在主流的手机应用分发市场【如app store】找到,比如按照特定的办公软件类目寻找适合公司的办公软件。
通过上述操作,我们获取了一批软件供应商,他们组成了表格中每条记录。

●确定选型影响因素-组成表格的列


作为表格的列-即你需要考虑的供应商资质及匹配性因素,对它们的考量是供应商选型环节中最为核心也是难度最大的一个环节,我们往往要多中选优。在选择供应商时考虑的因素往往有很多。供应商的背景资质,成立年限,注册资本,客户体量,价格,功能匹配性,易用性,安全性都是你需要重点关注的点,这里的8个因素你可以根据你自己或者决策者的想法施加一定的权重,以表格形式建构字段。前5个因素我们可以通过供应商的官网、第三方媒体平台获取到,而功能匹配性、易用性、安全性我们则需要深度的试用产品才能体会到,在体验产品的过程当中,注意回溯第一环节,拉上首要决策者及其他利益相关者一起体验。

●开始试点并逐步推广至全员


为了防范风险,在确定好系统后,我们仍需要有条不紊的完成各项推进工作。在产品正式大面积铺开使用前,我们先需要进行试点,可以在高层,某个部门进行试点测试,确认使用系统后是否确实符合厂商的承诺,并以业务目标为导向,确认产品是显著提升业务效率而不是不变或者相反。在试用过程中,要测试产品的匹配性、稳定性、安全性。若在使用期间有一些BUG,即时向供应商提出并要求改正,若涉及到违反合同的行为,以违约处理,并要求全额退款。一般而言,市场上有资质的供应商都是提供30天免费试用,若产品在使用过程中有任何问题,均提供免费修复或者退款的选项,因此大可不必担心。在小范围的测试后,方可推广至全员使用。

关于全程费控


全程费控是商宴通(上海)网络科技有限公司旗下一款高效的费用管控系统,注册资本1亿,主要功能包含流程审批、费用报销、差旅管控等;截至2017年,全程费控费用管理规模已超过50亿,并获得全国数千家客户认可,客户范围也从初期的上海到现在覆盖东部沿海18+城市;得益于全程费控的全球化方案,使得更多的跨国型集团企业得以快速信息化,全力提升效率。