4步,让你的差旅费用数据分析更有价值!

不知道你平常在日常的差旅费用分析中是否会遇上如下问题?
差旅数据杂乱不完整导致差旅数据很难整合分析?在员工差旅住宿及招待的过程当中,超标极其频繁,且难以管控。又或者你经常因为费用数据不完整甚至缺失导致很难做出正确的商业决策?
不管你的情况如何,但很显然,这些费用数据的整合及分析深刻的影响你当下的决策和公司的未来。只需四步,让你告别脏乱的数据,更轻松的做出决策。


第1步:获取准确、真实及完整的费用数据

在2015年由Paystream发布的研究报告中显示:56%的企业认为削减成本是他们今年工作的首要重点。其中41%的企业认为流程自动化是他们的目标之一。
为什么不一步完成上述两个目标呢?如果你想做好费用管控,那么流程自动化或许是一个好的开始。流程自动化可以帮您收集更加精确的数据,如果你想这么做,那么你应该找到那些可以节省成本的关键环节并评估哪些地方你需要追加投入。

为了有条不紊的落实这件事情,我们可以遵循以下步骤
1、先确立好企业的费用制度及标准,让它尽可能容易的被员工遵守。
2、确定企业各类业务的提交、审批、报销流程(比如什么时候单据之间需要相互关联?金额超过什么程度需要变换审批流?)。
3、进行费用标准的设置及数据的录入(包括将费用标准名字命名为像差旅费、住宿费、业务招待、团建、办公采购等等),所有的费用都应该用唯一可区分的名称进行设置。
4、最后一步,教会员工和管理人员理解清楚费用政策和使用好流程。
在实施新技术之前先制定好政策和流程,这样可以确保上一套系统是为了服务业务目标而不是相反。虽然技术能带来自动化和效率的提升,但他本身并不创造任何流程。

在软件的帮助之下,您可以:
? 在软件上设置好一些规则来执行你的费用政策和流程。
? 拍摄照片,数字化存档以减少印刷票据很容易丢失的情况。
? 各类商旅、酒店、信用卡的交易数据信息可以自动记录,避免手工输错。
? 对接主流的财务系统(比如金蝶、用友、SAP),对企业的财务情况有更加清晰准确的了解。
有了一个系统,你可以更正确、高效的获取这些费用数据,同时有效的执行费用政策及流程。数据将会告诉你每项政策或者流程是否真正的科学到位。


第2步:分析数据

接下来具有挑战性的部分:如何从海量的数据中直观的获取信息。
我们提倡整合人员、流程、技术,构建一个有效的分析系统,这样可以使复杂的数据变成对企业有价值的信息。

人:你需要根据公司的宗旨和目标来交叉分析数据,但在这之前,你需要找一个合适的人。你可以是求助于外包咨询公司,也可以雇佣一个财务经理或者顾问。
流程:数据分析大多离不开比较,为了使数据有价值,你必须知晓每笔费用的流向以便做相关分析。

我们先以下面几个例子作为引入
? 将实际支出与预算对比:将预算作为评判标准,监控员工的实时开支。
? 将实际支出与标杆对象对比:不同部门、成本中心、项目的横向实际支出对比。如果你能获取行业的数据,你甚至可以比较竞品或者行业标准与自己之间的差距。
? 实际支出与收入或者盈利对比:确保投资回报是正面乐观的。例如,了解员工最大-最小-或者获利最多的客户,并分析出这名员工的单次差旅支出是否花的有价值。
? 比较实际支出的趋势
看到公司的费用数据呈现出某种趋势?你可以比较不同时间段的费用支出情况,借以看出哪些费用项目在未来有明显的节省空间,同时你也可以借此筛选出更节省的差旅、酒店、餐饮、采购合作商。

技术:如何充分利用你的费用数据?通用性的技术集成方案可以让数据可视性更强。好的数据分析是建立在条件格式化和数据可视性的基础之上的。
条件格式化将让你专注于关键业务驱动因素,使数据与公司的业务保持高度相关。
举个日常生活中通用的例子来理解条件格式化带来的好处,比如红绿灯通过颜色编码使得数据可视化,并指导人们的行为,红灯停,黄灯警惕,绿灯行。通过将数据编码转换为直观的表达方式可以让人们更加清晰的知晓这些数据的意义。无论你使用何种分析系统,你的费用报告都应该直观、即时、准确的反映及分析数据。


第3步:制定商业决策

通常情况下,在BI上线以后,你做出决策之前一般会面临以下三个场景。
1.该数据和你预期的一样?
你似乎是在做正确的事情,但你还是要经常提醒自己:这些为什么会发生?我还有改善的空间吗?
例如,你的费用预算过于慷慨?如果是的话,你可以考虑收紧一下预算。

2.数据是否比你预想的要好?
当数据比预想中的要好,大多数人可能会欢呼雀跃。然而我们还是得时常问自己,为什么数据会变好,还有变更好的空间吗?可以嫁接到其他地方或者供应商吗?只有不断的思考,才能让企业朝着成功不断前进。

例如,你改变了一项差旅政策使得你的平均酒店入驻成本减少了约10%,但执行以后显示,每晚减少了20%。你或许会发现同样的方法可适用于酒店住宿、办公采购等其他费用减免上。

3.数据是否比你预想的要差?

在你看到数据变差的情况之时,请确保你真的了解这些数据的来龙去脉。
也许这次的数据变坏只是一个正常的周期波动,也许与某项计划出错有关,这次数据变差有可能是某个单独的小组、部门或者个人导致的,也有可能广泛的存在于企业当中。
当你确定你的分析已经准确无误了,并确定这次的数据变差确实是事情朝着不好的方向发展,那你应该立即采取措施加以纠正。不同于道路上的红绿灯,在商业上红灯往往意味着你的公司赔了钱。
在黄灯亮起之时我们需要警惕,在红灯亮起之时,你可能有必要实施新的费用政策或新流程。举例来说,你可以要求员工费用事前审批,你有可能会发现费用节省了很多。


第4步:运行调整

一旦你做了一个商业决策,你需要确定某些费用政策或者流程的改变是否存在必要?
如果数据是在可接受范围内的绿灯,你可以什么也不做。
如果数据处于潜在风险的黄灯区域,或者有变为红灯的趋势,请让数据引导你做出正确的决定。
如果改变是必要的,请先记住,改革往往是企业经营过程中最困难的部分。转型在实施阶段经常失败,你需要格外小心地来处理这个问题。

你可以先从以下做起:
1.如果一个业务流程的改变是必要的,确定哪些类型的改革是必要的。
我们可以先自行思考:这个变化大吗?会影响到多少员工?你会一下子推行它们还是循序渐进?从而更好的执行你的计划。
你可以先试点,向你的下属和员工培训新的政策和流程,并且一定要强调不遵守的后果,执行看到数据后推广到全公司使用。
2.评估你的公司能多快的响应这项变化?
如果您的组织是敏捷的,它可能是一个快速的过程。如果你的公司比较传统,抗拒新生事物,就需要更多时间进行磨合沟通,这样才能达到预期结果。


快速回顾一下,这里有四个步骤来让你的数据更有价值:
1、输入准确、及时和完整的数据。
2.分析数据。分析立足于比较,所以你必须在一个有意义的框架下进行对比。
3.制定商业决策或者改革。了解业务目标,推进改革,并持之以恒。
4.过程调整。循序渐进的改革,优化各个细节,确保这项决策对企业管理效率的提升是最佳实践。

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